Folha de verificação: modelo em Excel e PDF e como usar

A folha de verificação é um formulário para registrar e contar ocorrências no momento em que são observadas, como defeitos por turno, reclamações por categoria ou falhas por equipamento. Os modelos abaixo ajudam a planejar a coleta, registrar os dados e comparar os resultados.

Baixe o modelo de folha de verificação

• Baixar modelo editável em Excel (.xlsx). Use a aba Modelo para coletar dados e a aba Exemplo para conferir os cálculos.
• Baixar folha de verificação em PDF para imprimir. Marque as ocorrências à mão e some as marcas ao encerrar o período.

Os dois modelos usam duas colunas de coleta, que podem representar turnos, dias, lotes ou linhas. Use uma folha por período de observação e mantenha as mesmas definições se quiser comparar os resultados.

O que registrar na folha de verificação

Antes de montar o formulário, escolha a pergunta que os dados precisam responder. Para saber quais defeitos aparecem com maior frequência na inspeção final, por exemplo, registre a categoria do defeito, o grupo observado e quantas unidades foram inspecionadas em cada grupo.

Como montar e preencher em cinco passos

1. Defina o que conta como ocorrência. Determine quando uma marca é feita. Se a mesma unidade passar novamente pela inspeção após retrabalho, indique como evitar uma segunda contagem do mesmo defeito.
2. Fixe as condições de coleta. Escolha a etapa, a janela de observação e a regra de seleção das unidades. Registre o volume inspecionado em cada grupo.
3. Monte categorias que a equipe consiga distinguir. Descreva os critérios com exemplos. Reserve a categoria Outros para eventos fora da lista e descreva esses casos no campo de observações.
4. Faça um teste curto. Peça a duas pessoas que classifiquem as mesmas ocorrências de teste. Quando as classificações divergirem, ajuste os critérios antes da coleta oficial.
5. Registre no momento da observação e confira o fechamento. Lance zero quando a categoria foi observada no grupo e nenhuma ocorrência apareceu. Deixe em branco quando faltar dado e explique a lacuna nas observações. Feche a comparação quando os grupos estiverem completos.

Se a operação já usa um plano de controle da qualidade, use os critérios e a frequência de inspeção definidos nele para orientar a coleta.

Exemplo preenchido de inspeção de embalagens

Neste exemplo didático, uma equipe inspeciona embalagens em dois turnos. Cada tipo de defeito é contado uma vez por embalagem. Uma embalagem com lacre aberto e rótulo ilegível gera duas ocorrências.

Lacre aberto corresponde a 13 de 25 ocorrências (52%) e é a primeira categoria a investigar pela frequência. O turno A teve mais ocorrências em números absolutos. Ao dividir pelo volume inspecionado, o turno A teve 7 ocorrências por 100 unidades e o turno B teve 11. A comparação descreve a amostra e ajuda a decidir onde observar o processo com mais atenção.

Para calcular a porcentagem de embalagens com defeito, conte cada embalagem afetada uma única vez e divida esse número pelo total inspecionado. O quadro acima registra ocorrências e pode contar mais de um defeito na mesma embalagem.

A mesma lógica se aplica a serviços. A ASQ documenta uma folha usada para registrar interrupções telefônicas ao longo de várias semanas. Nesse caso, cada marca representa uma interrupção observada. Exemplo de aplicação da ASQ.

O que fazer com os dados coletados

Quando a folha registra categorias, ordene os totais com um diagrama de Pareto. Se houver um defeito crítico, avalie a gravidade junto com a frequência ao definir a prioridade. Para dados numéricos, como peso ou duração, preserve as medições individuais para analisar a distribuição com um histograma. Referência do NIST sobre histogramas.

A folha ajuda a identificar padrões. Para investigar o que provocou as ocorrências, volte à etapa do processo e compare as condições dos grupos com os registros de lote, equipamento ou produto. Veja como essa coleta se encaixa nas 7 ferramentas da qualidade.

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre folha de verificação e checklist?

A folha de verificação registra o que aconteceu e quantas vezes. O checklist confirma se etapas, requisitos ou tarefas foram cumpridos. Por exemplo, o checklist confirma se o lacre foi inspecionado. A folha reúne os defeitos observados durante a inspeção.

Posso usar a folha para reclamações de clientes?

Sim. Defina as categorias e a unidade de registro antes de começar. Se o cliente entrar em contato várias vezes sobre o mesmo problema, use o número do protocolo para reunir os contatos se a métrica for quantidade de reclamações distintas.

Como comparar turnos com volumes diferentes?

Divida as ocorrências de cada turno pelas unidades inspecionadas no próprio turno e multiplique por 100. Use critérios de inspeção comparáveis e registre diferenças que possam afetar a leitura, como produtos diferentes ou mudanças na amostragem.

Quando vale separar a folha por lote ou máquina?

Separe a coleta quando lote ou máquina puder ajudar a localizar o problema. Identifique o grupo no cabeçalho e mantenha iguais as categorias e as regras de contagem para comparar as folhas depois.